HACCP denetiminde haşere kontrol dosyasında ne olmalı?

Dosyanın temel bölümleri

1. Hizmet sözleşmesi: kapsam, ziyaret sıklığı, acil müdahale süresi ve sorumlular.
2. Risk değerlendirmesi: hangi alan hangi haşere için neden riskli, istasyon yerleşiminin gerekçesi.
3. Güncel kroki: istasyonların numaralarıyla işlendiği, revizyon tarihi olan kat planı.
4. İstasyon listesi: numara, tür, konum, kurulum tarihi.
5. Servis raporları: her ziyaretin istasyon bazlı kayıtları ve imzaları.
6. Trend analizi: aylık aktivite eğilimi ve yorumu.
7. Düzeltici/önleyici faaliyetler: tespit, sorumlu, termin, kapanış.
8. Ürün bilgileri: kullanılan ürün sınıfları, güvenlik bilgi formları.
9. Uygulayıcı belgeleri ve ruhsat bilgileri: hizmet firmasının kendi belgeleriyle.

En sık görülen eksikler

Denetimlerde karşılaştığımız eksiklerin çoğu ilaçlamanın kendisiyle değil, kayıtla ilgilidir. Krokinin kurulumda çizilip yerleşim değiştikten sonra güncellenmemesi ilk sıradadır: rafların yeri değişmiş, yeni bir bölüm açılmış ama kroki eski hâliyle kalmıştır. İkinci sırada, raporda yazılan öneri maddelerinin sorumlu ve termin atanmadan bırakılması gelir.

Üçüncü sık eksik, erişilemeyen istasyonların takip edilmemesidir. Önüne palet konmuş bir istasyon art arda üç raporda “erişilemedi” olarak geçiyorsa, aslında üç aydır o nokta izlenmiyor demektir.

Kroki: plan görseli neden önemli?

Elle çizilmiş basit bir şema yerine işletmenin kendi kat planı üzerinde çalışmak, denetçinin istasyonu sahada bulmasını kolaylaştırır. Kroki üzerinde her istasyonun numarası, türü ve mümkünse son durumu görünmelidir. Plan değiştiğinde yenisi yüklenmeli, eski revizyon arşivde tutulmalıdır.

Trend analizi nasıl sunulmalı?

Trend analizi yalnızca bir grafik değildir; yorumla birlikte anlam kazanır. “Ağustosta kuru depo istasyonlarında aktivite arttı, mal kabulde koli kontrolü sıkılaştırıldı, eylülde normale döndü” gibi kısa bir yorum, denetçiye sistemin işlediğini gösterir.

Denetim öncesi hazırlık

Hizmet firmasının belgeleri

Denetçi yalnızca tesisin kayıtlarına değil, hizmet aldığınız firmanın belgelerine de bakar: firmanın faaliyet izni, uygulayıcıların eğitim belgeleri ve kullanılan ürünlerin bilgileri bunların başında gelir. Bu belgelerin güncel kopyalarının dosyada bulunması, son kullanma ya da yenileme tarihlerinin izlenmesi tesisin sorumluluğundadır.

Portalımızda bu belgeler kurulum sırasında hizmet firmasının kendi belgeleriyle sisteme girilir ve denetim dosyasına eklenir; yenileme tarihi yaklaşanlar için uyarı verilir. Demo sitemizde bu alanlar bilerek boş bırakılmıştır.

Dijital dosyanın avantajı

Kâğıt dosyada en sık yaşanan sorunlar kayıp rapor, okunmayan imza ve sıralaması bozulmuş sayfalardır. Dijital dosyada her rapor ziyaret tamamlandığı anda tarih ve saatiyle oluşur, istasyon bazlı geçmiş tek tıkla açılır ve denetçi istediği istasyonun son kontrollerini birkaç saniyede görebilir. Gerekirse dosyanın tamamı tek bir PDF olarak da verilebilir.

Denetçinin sahada sorabileceği sorular

Denetçi çoğu zaman dosyayla yetinmez, sahaya iner. “Bu istasyonun numarası krokide nerede?”, “Son ziyarette burada ne bulundu?”, “Bu düzeltici faaliyet ne zaman kapandı?” gibi sorulara hazırlıklı olmak gerekir. Portalda istasyon numarasına dokunarak geçmişini açmak bu soruları saniyeler içinde yanıtlamayı sağlar. Ayrıca denetimden önce birkaç istasyonu rastgele seçip kroki, etiket ve rapor üçlüsünün birbiriyle tutarlı olduğunu kendiniz kontrol etmenizi öneririz.

Sonuç

İyi bir haşere kontrol dosyası denetim için değil, tesisin kendisi için tutulur; denetim yalnızca bu düzenin görünür olduğu gündür. Müşteri portalımızdaki denetim dosyası bölümü bu belgeleri tek yerde toplar ve istendiğinde indirilebilir.